円滑なコミュニケーションを支える、ラピードアクトのリモート打ち合わせ

こんにちは、ラピー女事務局です。
近年、働き方の多様化とともに、リモートを活用した打ち合わせは多くの企業で欠かせないものとなっています。
ラピードアクトでは、単にリモートを導入するだけでなく、業務の効率化と円滑なコミュニケーションを両立させるための取り組みとして、
リモート打ち合わせを積極的に実践しています。

今回は、管理部を中心に行っている、リモート打ち合わせの活用事例の一つとして、複数部署をつなぐ打ち合わせの取り組みをご紹介します。

複数部署をつなぐリモート打ち合わせ

当社の打ち合わせは、社長室・管理部・営業部・技術者など、複数の部署が関わるケースが多くあります。
管理部や社長室、営業部については社内勤務のため、直接集まって打ち合わせを行うこともありますが、
会社としての方針共有や決め事をスピーディーに行う必要がある場合には、リモート打ち合わせを活用しています。

また、現場で作業を行っている技術者とは、月に1回、1on1（ワンオンワン）のヒアリングをリモートで実施しています。
現場の状況や課題、困りごとなどを定期的に確認することで、問題を早期に把握し、必要なサポートに繋げることを目的としています。
移動時間をかけずに実施できるため、各部署の負担を抑えながら、継続的なコミュニケーションを実現しています。

リモート打ち合わせで実践しているルールと工夫

ラピードアクトでは、リモートでの面談や打ち合わせを円滑に進めるため、いくつかのルールと工夫を設けています。

面談や1on1ヒアリングについては、原則としてすべてカメラオン（顔出し）をルールとしています。
これは、相手の表情や反応を確認しながら会話することを大切にしているためです。

一方、通常の打ち合わせについては、内容や状況に応じてカメラオフで実施するケースもあります。
ただし、どの打ち合わせにおいても、一方通行の説明にならないよう、
相互に会話できることを意識した進行を心がけています。

また、画面共有を活用して資料を見ながら進めることも多く、
認識のズレを防ぎながら、短時間でも効率的な打ち合わせができるよう取り組んでいます。

実際にリモート打ち合わせを活用している社員の声

ここで、実際にリモート打ち合わせを利用している社員の声を一部ご紹介します。

社員の声からも分かるように、リモート打ち合わせは移動時間を削減し、スピーディーな対応や業務への集中に繋がっています。
しかし、伝え方の工夫や通信環境など、リモートならではの課題もあるため、打ち合わせの内容によって、対面とリモートを使い分けています
・意思決定や重要な共有が必要な場合：リモートで即時に実施 
・日常的な情報共有や確認事項：短時間のリモート打ち合わせ 
・細かな調整が必要な場合：対面での打ち合わせ 

このように、目的に応じて最適な方法を選択することを、社内の共通認識として運用しています。

いかがでしょうか。

リモート打ち合わせでは、対面に比べて伝え方の工夫等が必要なる場面もありますが、移動時間を削減し、必要なタイミングで迅速に情報共有ができる点は大きな魅力です。

当社では、業務内容や打ち合わせの目的に応じて、対面とリモートを柔軟に使い分けながら、社員が安心して働けるコミュニケーション環境づくりを実践しています。

今後も社員一人ひとりの声を取り入れながら、より良い働き方を追求していきたいと考えています。

当社に少しでも興味を持たれた方は、ラピードアクトのHPや求人サイトをご覧ください。